Office 365 scannen naar email of versturen van email uit de administratie software werkt niet meer

Sinds oktober 2022 is Microsoft in zijn Office 365 cloud het basic authentication protocol voor het versturen van email uit aan het zetten. (Het uitzetten doet Microsoft niet bij alle office 365 gebruikers gelijktijdig.)

Sommige scanners (of software) die scans naar email versturen staan ingesteld op basic authentication. Bij deze manier van email versturen staat er in de scanner een gebruikersnaam en een wachtwoord ingesteld plus een poort (587).

De scanners die zo ingesteld staan zullen na de wijziging van Microsoft geen email meer kunnen versturen.

Ook sommige software zal geen email meer kunnen versturen na het uitzetten u moet hierbij denken aan:

• administratieve software die bijv facturen rechtstreeks naar uw klanten e-mailt
• backup software die logs e-mailt

 

Om toch nog email te kunnen versturen zonder basic authentication kunt u gebruik maken van een Office 365 Connector.

Hiervoor moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• De internet verbinding op het kantoor waar de scanner staat moet een vast ip adress hebben
• TCP Poort 25 moet niet geblokkeerd worden door uw eigen firewall of die van uw provider

 

Om een connector aan te kunnen maken heeft u nodig

• Het ip adres van uw internet verbinding
• Het eerste deel van uw Office 365 tenant name

Het ip adres van uw internet verbinding vind u door naar https://www.whatismyip.com te gaan achter My Public IPv4 is: vind u het ip adres van uw internet verbinding. N.B. indien het om online administratie software gaat dient u dit ip adres bij uw leverancier op te vragen uw eigen adres werkt dan NIET!

Het eerste deel van uw Office 365 tenant name vind u door in het Office 365 Beheerscentrum naar Instellingen Domeinen te gaan.

Noteer het deel voor de .onmicrosoft.com in onderstaande voorbeeld pcverzorgers

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nu bovenstaande informatie verzameld is kunnen we de Office 365 email connector aan maken.

Ga naar het Office 365 Exchange beheerscentrum naar Mail flow Connectors en Klik op Add a connector

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kies bij Connection from Your organization’s email server

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zet Turn it on aan en Retain internal Exchange email headers uit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kies By verifying that the IP address of the sending server matches one of the following IP addres, which belong exclusively to your organization en vul het eerder genoteerde ip adres in daarna op + daarna op Next

 

 

 

Klik als laatste op Create connector

De connector is nu klaar om door uw scanner of administratie pakket gebruikt te worden.

Let op indien u niet wilt dat de email van uw scanner of administratie software als ongewenst door de ontvanger wordt aangemerkt is het verstandig het ip adres aan uw spf record toe te voegen (bijv ip4:77.161.231.147) dit wordt niet in deze blog behandeld.

 

Vul in uw scanner of administratie pakket de volgende gegevens in:

• Uitgaande mailserver: het eerste gedeelte van de tenant naam gevolgd door .mail.protection.outlook.com in dit voorbeeld
  wordt de mailserver dan pcverzorgers.mail.protection.outlook.com
• Poortnummer:25
  Let op er kan geen andere poort gebruikt worden indien uw provider poort 25 blokkeerd zal de connector niet werken.
  U kunt dit testen m.b.v. het dos commando telnet pcverzorgers.mail.protection.outlook.com 25
• Het afzender email adres let op dit moet 1 van uw eigen email adressen zijn!

Scanner voorbeeld